- Wie?
Dit privacybeleid is van toepassing op de diensten van OSTEOLAB BVBA, met maatschappelijke zetel te Otegemstraat 198, 8550 Zwevegem, met ondernemingsnummer BE 0687.836.007, met vaste vertegenwoordiger Egwin Ponette.
OSTEOLAB BVBA is een osteopathiepraktijk die (functionele) klachten bij volwassenen, kinderen, zwangere vrouwen en baby’s behandelt aan de hand van osteopathische behandelingen. Wij staan garant voor een deskundige en veilige aanpak.
Door gebruik te maken van de dienstverlening van OSTEOLAB BVBA geeft u aan kennis genomen te hebben van dit privacybeleid en aanvaardt u bijgevolg de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, op de wijze zoals hier beschreven. Dit privacybeleid omschrijft de werking van de diensten geleverd door OSTEOLAB BVBA, meerbepaald hoe OSTEOLAB BVBA gegevens verzamelt, gebruikt, beschermt en deelt.
De persoonlijke gegevens die u ons verstrekt zullen wij enkel gebruiken voor de diensten of doeleinden waarvoor u uw toestemming hebt gegeven. OSTEOLAB BVBA leeft de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens na, evenals de Belgische Kaderwet dd. 30 juli 2018. Voor de uitvoering van de diensten is OSTEOLAB BVBA de verwerkingsverantwoordelijke.
- Welke gegevens?
2.1. Onder persoonlijke gegevens verstaan wij alle gegevens die u aan OSTEOLAB BVBA doorgeeft bij uw aanmelding via de website, via het contactformulier, via het online boeken van een afspraak of via telefonische contactname.
Dit betreft onder meer volgende persoonsgegevens:
- a) Algemene persoonsgegevens, zoals naam, geboortedatum, adres, e-mailadres en telefoonnummer(s), rijksregisternummer, geslacht, ziekenfonds,…
- b) Specifieke persoonsgegevens zoals fysieke gegevens, gezinssamenstelling en burgerlijke staat, informatie over verwanten, …
- c) Bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, medicatieverbruik, …
2.2. Daarnaast verzamelt OSTEOLAB BVBA persoonsgegevens in het kader van klantenwerving. Wanneer u ons uw business kaartje overmaakt, of spontaan met ons contact opneemt, zullen wij uw gegevens opslaan in onze database met het oog op een eventuele samenwerking, tewerkstelling of dienstverlening
- Waarvoor worden de gegevens gebruikt?
OSTEOLAB BVBA verzamelt en verwerkt persoonlijke gegevens ter volbrenging van onderstaande doeleinden. Uw gegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden zonder u hiervan op voorhand op de hoogte te brengen en, indien nodig, uw toestemming hiervoor te vragen.
3.1. Specifieke behandeling en begeleiding
Indien u zich aanmeldt en u uw toestemming geeft om uw persoonlijke gegevens te gebruiken, handelt OSTEOLAB BVBA als gegevensverwerkingsverantwoordelijke of data controller. OSTEOLAB BVBA beperkt de verzameling van persoonlijke gegevens tot die gegevens die nodig zijn voor het doel van hun gebruik, namelijk de therapeutische behandeling of begeleiding. U verbindt zich ertoe om accurate, volledige en actuele gegevens in te voeren of door te geven. Uw aanmelding is gelijkwaardig aan de schriftelijke toestemming om uw persoonlijke gegevens, met inbegrip van gevoelige gegevens, te verwerken.
3.2. Om u informatie te verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten van OSTEOLAB BVBA en om deze beter af te stemmen op uw noden en wensen.
3.3. Om een zakelijke en/of arbeid gerelateerde relatie met u of uw onderneming aan te gaan en om de overeenkomst die u met ons sluit op een correcte manier te kunnen naleven
3.4. Om u uit te nodigen voor evenementen en nieuwsbrieven
3.5. Om onze wettelijke verplichtingen (waaronder boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- en regelgeving) na te leven.
- Op basis van welke grondslag?
OSTEOLAB BVBA baseert zich op verschillende rechtsgronden voor het verwerken van uw gegevens.
Enerzijds verwerkt OSTEOLAB BVBA uw persoonsgegevens op basis van de zorgrelatie met de patiënt. Daarnaast kan de verwerking gebaseerd zijn op de ondertekening van een overeenkomst tussen OSTEOLAB BVBA en de patiënt.
Anderzijds vraagt OSTEOLAB BVBA toestemming aan de betrokkene voor het verwerken van zijn/haar gegevens. Aan cliënten vragen wij om een informed consent te ondertekenen.
In uitzonderlijke gevallen beroept OSTEOLAB BVBA zich in bepaalde gevallen op het gerechtvaardigd belang.
Indien u niet wil dat uw persoonsgegevens in dit kader worden verwerkt, is het voor ons niet mogelijk om de dienstverlening aan te gaan of uit te voeren.
- Met wie delen wij mogelijk uw gegevens?
De gegevens die we van u verwerken, worden enkel gedeeld in het kader van uw gezondheidszorg met andere zorgverleners met wie u een behandelrelatie hebt of anders geanonimiseerd gedeeld. Enkel deze informatie wordt gedeeld die noodzakelijk is voor uw behandeling door een andere zorgverlener. Indien u uw geïnformeerde toestemming hebt gegeven, worden deze gegevens op beveiligde manier digitaal ter beschikking gesteld aan andere zorgverleners. Enkel indien u een behandelrelatie aangaat met deze zorgverleners, zullen zij ook effectief inzage hebben tot uw gegevens.
Wij zullen uw persoonlijke gegevens niet verkopen, delen noch op enige andere manier verspreiden aan derden, tenzij anders voorzien in dit privacy beleid.
In het kader van wettelijke verplichtingen en/of toestemming van de patiënt, worden bepaalde gegevens ook gedeeld met verzekeringsinstellingen, Rijksinstituut voor Ziekte en Invaliditeitsverzekering, mutualiteiten.
- Bewerkers van patiëntenbestanden en hun bevoegdheden
Alle werknemers en medewerkers van de zorgpraktijk die voor de uitvoering van hun taken toegang nodig hebben tot persoonsgegevens die de gezondheid betreffen, zijn ertoe gehouden het vertrouwelijk karakter van de betrokken gegevens strikt in acht te nemen.
De volgende personen zijn belast met de bewerking van de persoonsgegevens van patiënten, binnen de perken van hun opdracht en de doeleinden eigen aan deze opdracht:
- De zorgverstrekkers zijn verantwoordelijk voor de verzameling en de verwerking van de persoonsgegevens van de patiënten in de zorgpraktijk waarin zij werkzaam zijn. Zij zijn eveneens verantwoordelijk voor de door hen gemachtigden.
- De personeelsleden en zelfstandige beroepsbeoefenaars verbonden aan de zorgpraktijk stellen de verwerkingsmodules op van de patiëntenbestanden waarvoor ze respectievelijk verantwoordelijk zijn.
- De personeelsleden van het medisch secretariaat en medische administratie staan in voor het verwerken van de persoonsgegevens in de patiëntenbestanden. Er is aandacht voor het doorsturen van attesten, verslagen, …. Deze kunnen enkel naar de patiënt zelf worden verstuurd, of naar die zorgverstrekkers die de patiënt schriftelijk heeft doorgegeven.
- De personeelsleden van de dienst onthaal, facturatie en boekhouding staan in voor het verwerken van de persoonsgegevens in de patiëntenbestanden, voor factureringsdoeleinden, medische registratie, debiteurenopvolging en beleidsinformatie.
- Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
De persoonsgegevens worden door OSTEOLAB BVBA bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de contractuele relatie tussen OSTEOLAB BVBA en de patiënt. Hierbij wordt rekening gehouden met de relevante wet- en regelgevende vereisten inzake het bijhouden van gegevens.
Meerbepaald worden, te rekenen vanaf de laatste behandeling van de patiënt, voor de persoonsgegevens die identificatie toelaten, een bewaartermijn in acht genomen van:
- 10 jaar voor de facturatiegegevens uit de patiëntengegevens die dienen als boekhoudkundig verantwoordingsstuk
- 30 jaar voor medische gegevens
- 5 jaar voor alle andere gegevens uit de patiëntengegevens
Indien de bewaartermijn is verstreken, worden de betreffende persoonsgegevens uit de bestanden verwijderd en vernietigd, binnen een termijn van één jaar.
Vernietiging blijft evenwel achterwege wanneer:
- de bewaring vereist is op grond van een wettelijk voorschrift;
- de bewaring redelijkerwijze belangrijk wordt geacht vanuit medisch oogpunt of vanuit de levensverwachting van de patiënt, of vanuit de verdediging van zijn rechtmatige belangen of die van zijn rechtverkrijgenden;
- over de bewaring overeenstemming bestaat tussen de patiënt en de zorgverstrekker
Indien betreffende gegevens zodanig bewerkt zijn dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijze onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.
Wij kunnen ze ook bewaren om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, te reageren op vragen en om eventuele geschillen op te lossen, om te voldoen aan onze legitieme belangen en om onze rechten te handhaven.
- Passende technische en organisatorische maatregelen
Alle zorgverstrekkers zijn gebonden door het beroepsgeheim (geheimhoudingsplicht en discretieplicht).
OSTEOLAB BVBA heeft inzake veiligheid passende technische en organisatorische maatregelen genomen, teneinde de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld in de mate van het mogelijke te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.
OSTEOLAB BVBA besteedt in dit kader bijzondere aandacht aan de beveiliging van de computersystemen waarbij onder andere gebruik wordt gemaakt van een streng wachtwoordmanagement.
Wij eisen dat al onze dienstverleners passende maatregelen hebben genomen om de veiligheid van uw informatie te handhaven. In geen geval kan OSTEOLAB BVBA aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van uw persoonsgegevens.
De veiligheids- en beheerprocedures worden op regelmatige basis herbekeken in overeenstemming met de nieuwste technologische ontwikkelingen. OSTEOLAB BVBA slaat uw persoonlijke gegevens op in haar databank op een beveiligde server. De toegang tot de databank is slechts mogelijk door bevoegde personen, die zich bezighouden met de verwerking van de gegevens.
- Rechten van betrokkenen
U hebt het recht om op elk moment kosteloos kennis te nemen van uw persoonsgegevens, en uw hieronder opgesomde rechten uit te oefenen.
9.1 Recht van inzage, verbetering en beperking
U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan OSTEOLAB BVBA. Daarnaast heeft u steeds het recht om OSTEOLAB BVBA te verzoeken uw persoonsgegevens in te kijken, te verbeteren, aan te vullen of te beperken.
9.2. Recht op verwijdering
U heeft het recht ons te vragen om uw persoonlijke gegevens te verwijderen uit onze databank. Dit recht kan echter beperkt worden omwille van wettelijke verplichtingen of de noodzaak om deze te bewaren in de archieven voor verder wetenschappelijk onderzoek. U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten mogelijks niet leverbaar zijn.
9.3. Recht van verzet
U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Daarnaast hebt u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing.
9.4 Recht van vrije gegevensoverdracht (data portabiliteit)
U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door u verstrekt zijn aan OSTEOLAB BVBA in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen.
9.5. Recht van intrekking van de toestemming
Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken. U heeft het recht uw toestemming in te trekken voor het verder gebruik van uw persoonlijke gegevens voor een specifieke studie. Dit recht kan echter beperkt worden omwille van wettelijke verplichtingen of de noodzaak deze te bewaren in de archieven voor verder wetenschappelijk onderzoek. Na validatie van uw aanvraag, zullen uw persoonlijke gegevens uit de databank van OSTEOLAB BVBA verwijderd worden.
9.6. Uitoefening van uw rechten
U kan uw rechten uitoefenen door OSTEOLAB BVBA te contacteren
- hetzij per e-mail via egwin.ponette@telenet.be
- hetzij via www.rechtenpatient.be
- hetzij per post naar OSTEOLAB BVBA, Otegemstraat 198, 8550 Zwevegem
Bij dergelijk verzoek dient u steeds een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart te voegen.
Een aanvraag kan geweigerd worden indien zij onredelijk repetitief of systematisch is.
9.7. Automatische beslissingen en profiling
De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en zal door OSTEOLAB BVBA evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.
9.8. Recht om klacht in te dienen
U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: contact@apd-gba.be
- Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor om dit privacybeleid indien nodig te updaten.
Eventuele wijzigingen zullen aan de gebruikers worden gecommuniceerd.